Wissenstransfer nur online, aber erfolgreich

Not macht bekanntlich erfinderisch. Und für Berater gab es im Corona-Lockdown - ohne die Möglichkeit eines direkten Kundenkontakts - schon einige Herausforderungen, insbesondere wenn die Kunden den Einsatz digitaler Plattformen und "Helferlein" gar nicht gewöhnt sind. Aber die Situation im Projekt ließ keine andere Möglichkeit. Ein kleiner Erfahrungsbericht darüber, wie schnell Änderungen möglich sind.

Im Februar bekam ich bei einem mittelständischen Unternehmen einen kleinen Auftrag zum moderierten Wissenstransfer (was ist das? Kurze Einführung zum Thema auf stereofy. Aktuell mobile only - bitte die App installieren!) Der Geschäftsführer einer Tochtergesellschaft schied altersbedingt aus dem Unternehmen und die nachfolgenden Personen waren auch schon bestimmt: ein neuer Geschäftsführer der GmbH und zwei Prokuristen. Der ehemalige Geschäftsführer war seit der Geburtsstunde der GmbH dabei und hatte sie seitdem ununterbrochen geführt, war bisher der Dreh- und Angelpunkt des Unternehmens gewesen. Somit sollte der Wissenstransfer auch dazu dienen, eine neue Unternehmensstruktur mit geänderten Verantwortlichkeiten einzuführen. Der neue GmbH-Geschäftsführer übernahm diese Rolle zusätzlich zu seiner bestehenden Verantwortung für einen anderen Geschäftsbereich im Mutterunternehmen. Einer der Prokuristen war ebenfalls schon lange in der GmbH, der andere Prokurist gerade einmal 3 Monate.

So ein Wissenstransfer läuft in der Regel workshop-basiert beim Kunden vor Ort ab und lebt von der Interaktion der am Transfer beteiligten Personen. Ich nutze für die Erfassung und Diskussion der verschiedenen der Themen die Mindmapping-Methodik, da hierdurch schnell ein Themenüberblick entsteht und Ergänzungen jederzeit möglich sind. Der Wissenstransfer gliedert sich typischerweise in folgende Phasen:

Den Auftakt hatten wir noch planmäßig zusammen abgehalten und die Workshops terminiert, zu denen wir uns persönlich treffen wollten. Daraus wurde dann im Zuge der Schutzmaßnahmen gegen COVID-19 nichts. Als mir klar war, dass es keine Alternative zu virtuellen Treffen und rein digitalem Arbeiten gibt, machte ich mich auf die Suche nach einer geeigneten digitalen Lösung insbesondere für das Mindmapping. Noch ein Standard-Office-Programm dazu gemixt und schon konnte es rein virtuell losgehen. Ein paar Tipps zur Auswahl einer geeigneten Mindmapping-Software gibt es auf stereofy.

Mittels Mindmapping wurden alle Themen digital erfasst, strukturiert, priorisiert und der jeweils verantwortlichen Person zugeordnet. Durch die Online-Sessions war es für alle möglich, jede Änderung nachzuvollziehen und notwendige Anpassungen gleich von mir vornehmen zu lassen. Mit einem Teilnehmer habe ich dann die Mindmap auch geteilt, damit dieser unabhängig von mir an seinem Thema weiterarbeiten konnte. Dadurch entstand nach und nach ein sehr umfangreiches Bild von der neuen Organisationsstruktur und den Aufgaben für die Rollen des neuen Geschäftsführers und der Prokuristen.

Mindmap und Transferplan

Parallel dazu wurde ein Transferplan (in Excel) aufgesetzt, um die Themengebiete aufzulisten, zu denen sich die betroffenen Personen zusammenfinden und Themen besprechen sollten. Darüber hinaus wurde eine Maßnahmenliste (ebenfalls in Excel) gepflegt, in der alle kurzfristigen To Do's aufgenommen wurden, denn bis zum Ausscheiden des bisherigen Geschäftsführers waren nur noch 3 Monate Zeit. Nach jedem Termin erhielten die Teilnehmer den aktuellen Stand der Mindmaps, des Transfer- sowie des Maßnahmenplans und hatten damit bis zum nächsten Termin alle notwendigen Informationen zur Hand, um den detaillierten Wissenstransfer intern selbständig fortzuführen.

Nach insgesamt 4 Online-Terminen mit bis zu 4 Stunden pro Workshop waren alle Themen besprochen und die letzten zu erledigenden Aufgaben definiert worden. Aber wie haben die Teilnehmer die rein digitale Umsetzung erlebt und wie zufrieden waren sie mit den Ergebnissen? Hier ein paar Rückmeldungen:

• Format anstrengend, aber sehr effektiv. Zu Beginn nicht vorstellen können, dass es so effektiv sein könnte
• Sehr gute Struktur und gute Basis für weitere Schritte
• Moderation sehr hilfreich, da Gespräche untereinander vorher ohne externe Moderation eher unstrukturiert waren
• Sehr gute Ansätze der Digitalisierung auf für die Zeit nach Corona

Diese Erfahrung hat mich selbst auch noch ermutigt, Kunden stärker diese Variante des moderierten Wissenstransfers vorzuschlagen. Zumal ich zum Schluss gebeten wurde, die übergeordneten Mindmaps auch noch einmal als Druckvorlage bereitzustellen. Der neue Geschäftsführer und die Prokuristen wollten diese sich als Poster in ihre Büros hängen und weiter daran arbeiten, auch zusammen mit den Mitarbeitern. Ein kleiner Medienbruch, aber immerhin leben die Mindmaps nun weiter …

Titelbild: alexandra koch / pixabay